Rodo

Informacja o przetwarzaniu danych osobowych dla pracowników i przedstawicieli naszych Klientów oraz Dostawców

Zgodnie z przepisami ogólnego rozporządzenia o ochronie danych osobowych– dalej nazywanego RODO – chcemy przekazać Państwu następujące informacje:

1. Administrator danych.

Administratorem danych osobowych jest firma KRIS Krzysztof Tomczuk z siedzibą przy ul. Kazimierzowskiej 3, 05-200 Wołomin

Można się z nami skontaktować:

1. a) telefonicznie nr kontaktowy 510-196-180
2. b) wysyłając list na adres KRIS KRzysztof Tomczuk, ul. Kazimiezrowska 3, 05-200 Wołomin
3. c) przesyłając wiadomość na adres e-mail: kontakt@krismeble.com.pl

2. Cele i podstawa prawna przetwarzania danych.

2.1. Przetwarzamy dane osobowe w następujących celach:

1. a) wykonania czynności zmierzających do zawarcia umowy z Klientem lub Dostawcą;
2. b) prawidłowej realizacji umów z naszym Klientem lub Dostawcą oraz kontaktowania się w tych sprawach;
3. c) archiwalnym (dowodowym), aby w razie potrzeby móc udokumentować zawarcie i wykonanie umowy;
4. d) ustalenia i dochodzenia ewentualnych roszczeń lub obrony przed roszczeniami, które mogą być związane z umową z naszym Klientem lub Dostawcą.

Podstawą prawną przetwarzania danych są nasze prawnie uzasadnione interesy (art. 6 ust. 1 lit. f RODO), jakimi są:

– konieczność zawarcia i właściwej realizacji umów z naszym Klientem lub Dostawcą, chęć ułatwienia współpracy oraz kontaktowania się z osobami wyznaczonymi przez naszych Klientów lub Dostawców, ewentualna potrzeba

– ochrony i dochodzenia naszych praw oraz weryfikacji zgłaszanych roszczeń, a także konieczność przechowywania i zabezpieczenia dokumentów, aby móc udowodnić kwestie związane z zawarciem i wykonaniem umowy.

2.2. Przetwarzamy Państwa dane również w celu wykonania obowiązku wystawienia lub przechowywania dokumentów księgowych, jeśli te dane znajdują się na wspomnianych dokumentach (w szczególności na fakturach i dokumentach związanych z wydaniem przesyłki). Podstawą prawną przetwarzania danych jest w tym wypadku – nasz obowiązek prawny wynikający z przepisów podatkowych i rachunkowych (art. 6 ust. 1 lit. c RODO).

3. Planowany okres przechowywania danych.

Dane osobowe będą przechowywane przez czas współpracy z naszym Klientem lub Dostawcą oraz przez okres przedawnienia roszczeń, które mogą być związane z umową lub rozpatrzeniem reklamacji.

Dokumenty księgowe będą przechowywane zgodnie z przepisami podatkowymi i rachunkowymi (czyli do 6-7 lat), nawet jeśli okres przedawnienia roszczeń związanych z umową upływa wcześniej.

4. Źródło i kategorie przetwarzanych danych.

Dane osobowe otrzymujemy bezpośrednio od Państwa albo od Państwa pracodawcy lub innej osoby, w której imieniu Państwo się z nami kontaktują. Przetwarzamy takie dane jak: imię i nazwisko, stanowisko, służbowy adres e-mail i numer telefonu.

5. Odbiorcy danych.

Przekazujemy dane następującym kategoriom odbiorców:

1. a) kurierom i placówkom pocztowym w związku z prowadzeniem korespondencji;
2. b) podwykonawcom i partnerom wspierającym nas podczas wykonywania umów;
3. c) innym przewoźnikom w związku z organizacją transportu;
4. d) kancelariom prawnym w wypadku konieczności dochodzenia ewentualnych roszczeń lub obrony przed nimi;
5. e) biurowi rachunkowemu.
6. Przysługujące uprawnienia.

Przysługuje Państwu:

1. a) prawo dostępu do swoich danych oraz otrzymania ich kopii (art. 15 RODO);
2. b) prawo do sprostowania (poprawiania) danych (art. 16 RODO);
3. c) prawo do usunięcia danych (art. 17 RODO);
4. d) prawo do ograniczenia przetwarzania danych (art. 18 RODO);
5. e) prawo do sprzeciwu (art. 21 RODO).

Aby skorzystać z wymienionych praw, wystarczy skontaktować się z nami w sposób opisany w punkcie 1.

Możemy jednak prosić o podanie informacji koniecznych do identyfikacji osoby składającej żądanie.

Podstawowe informacje o wymienionych prawach oraz o sytuacjach, w jakich one przysługują, znajdują się w punkcie 10.

7. Prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego.

Jeśli uważają Państwo, że przetwarzamy dane niezgodnie z prawem, przysługuje Państwu prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego. W Polsce jest nim Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych. Zachęcamy jednak do wcześniejszego kontaktu z nami w celu szybkiego wyjaśnienia i załatwienia sprawy.

Dane kontaktowe polskiego organu nadzorczego:

Urząd Ochrony Danych Osobowych; ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa; www.uodo.gov.pl; infolinia: 606-950-000.

8. Obowiązek podania danych.

Podanie danych jest konieczne do rozpoczęcia współpracy i zawarcia umowy z naszym Klientem lub Dostawcą albo do przyjęcia reklamacji. Bez podania podstawowych danych identyfikacyjnych nie jest możliwe nawiązanie współpracy, zawarcie umowy albo przyjęcie reklamacji.

9. Zautomatyzowane decyzje i profilowanie.

Państwa dane osobowe nie będą wykorzystywane do podejmowania zautomatyzowanych decyzji ani do profilowania.

10. Krótki opis praw wymienionych w punkcie 6.:
11. a) prawo dostępu do swoich danych oraz otrzymania ich kopii (art. 15 RODO) – mają Państwo prawo dowiedzieć się, czy Państwa dane są przetwarzane, otrzymać szczegółowe informacje na temat ich przetwarzania i przysługujących uprawnień, a także uzyskać dostęp do swoich danych; mają też Państwo prawo otrzymać kopię swoich danych (pierwsza kopia jest bezpłatna);
12. b) prawo do sprostowania danych (art. 16 RODO) – mogą Państwo żądać poprawienia swoich danych, jeśli są one nieprawdziwe, lub ich uzupełnienia, jeśli są niekompletne;
13. c) prawo do usunięcia danych (art. 17 RODO) – jeśli uważają Państwo, że nie ma podstaw, abyśmy przetwarzali Państwa dane, mogą Państwo zażądać ich usunięcia (zgodnie z art. 17 RODO to prawo przysługuje m.in. wtedy, kiedy dane nie są już potrzebne do celów, w jakich zostały zebrane, albo złożyli Państwo skuteczny sprzeciw);
14. d) prawo do ograniczenia przetwarzania danych (art. 18 RODO) – w przypadku ograniczenia przetwarzania danych będziemy jedynie przechowywać dane i nie będziemy ich wykorzystywać bez Państwa zgody. Jednak będziemy mogli je wykorzystywać do ustalenia i dochodzenia roszczeń lub obrony przed nimi oraz w innych sytuacjach przewidzianych przez RODO.

Prawo do ograniczenia przetwarzania przysługuje w przypadkach, kiedy:

• uważacie Państwo, że Wasze dane są nieprawidłowe;
• przetwarzanie danych jest niezgodne z prawem, ale nie chcecie Państwo, żeby dane zostały usunięte;
• nie potrzebujemy już Państwa danych, ale są one Państwu potrzebne do dochodzenia i ustalenia roszczeń lub obrony przed nimi;
• wnieśli Państwo sprzeciw.

1. e) prawo do sprzeciwu (art. 21 RODO).

Sprzeciw ze względu na szczególną sytuację – mogą Państwo w dowolnym momencie wnieść sprzeciw wobec przetwarzania swoich danych osobowych. W sprzeciwie powinni Państwo opisać szczególną sytuację, która – Państwa  zdaniem – uzasadnia jego wniesienie. Po skutecznym złożeniu sprzeciwu przestaniemy przetwarzać dane w zakresie, którego sprzeciw dotyczył, chyba że powody, dla których przetwarzamy dane, są ważniejsze niż okoliczności wskazane w sprzeciwie albo dane są niezbędne do ustalenia i dochodzenia roszczeń lub obrony przed nimi.

Przywołane przepisy prawa:

1. Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych).
2. Terminy przechowywania dokumentacji podatkowej określa art. 86 §1 i art. 70 ustawy z dnia 29 sierpnia 1993 Ordynacja podatkowa, natomiast okresy przechowywania dokumentacji rachunkowej są wskazane w art. 74 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości.